מסמכים לעמותה חדשה
אם מדובר בעמותה חדשה שטרם הגישה דוחות, יש לצרף מסמכים בנוסף למסמכים הכלליים:
- הצהרה על נסיבות הקמה: המשמעות שהעמותה לא קמה בעקבות הליכי מחיקה של עמותה אחרת, או של אי סדרים או אי מתן אישור ניהול תקין לעמותה אחרת.
- אישור פתיחת חשבון בנק: האישור יהיה בנקאי על פתיחת חשבון הבנק, או אם הוחלט בפרוטוקול של האסיפה הכללית על פתיחת חשבון בנק או בפרוטוקול של ישיבת ועד שהוחלט לפתיחת חשבון בנק.
- הצהרה על תחילת פעילות: הצהרה על תחילת הפעילות בציון חודש ושנה כולל פעילות כספית ולא כספית.
דוח כספי
יש חובת הגשה לעמותות שיש להן מחזור כספי העולה על 500,000 ₪, הדוח חייב להיות חתום על ידי שני חברי ועד בציון שמותיהם. ובמידה שהמחזור עולה על כ 1.2 מיליון ₪ נכון לשנת 2018, יש צורך בחוות דעת רואה חשבון מבקר החתומה על ידו.
דוח מילולי
מילוי טופס דוח מילולי כאמור בתקנות העמותות, אשר יש למלא פריטים בין היתר: פירוט שמות חברי הוועד, מורשי חתימה, נושאי משרה שונים, חמשת מקבלי השכר הגבוה בעמותה, שמות תורמים מסכום מסוים ועוד', על הדוח צריך חתימה של שני חברי וועד או חתימת מקור או חתימה דיגיטלית.
פרוטוקול אסיפה כללית
באסיפה הכללית של חברי הוועד מאשרים את הדוח הכספי ואת הדוח המילולי ונרשם בפרוטוקול האסיפה הכללית
המלצת ועדת ביקורת או גוף מבקר
המלצה ועדת הביקורת או הגוף המבקר תהיה על הדוח הכספי והדוח המילולי, אשר על חוות דעת של הועדה לקבל את הדוחות או לדחות את הדוחות בצורה ברורה ומפורשת, וחתומה על ידו חבר ועדה או על ידי גוף מבקר בצירוף שמו.
פרוטוקול מינוי מבקר פנימי
מבקר פנימי מיועד לעמותות שהמחזור הכספי שלהן עולה על 10 מיליון ₪, במידה שלא הוגש פרוטוקול מינוי מבקר פנימי בעבר.
תשלום אגרה שנתית
האגרה השנתית נקבעת לפי גובה המחזור השנתי האחרון שדווח על ידי העמותה ולפי מועד התשלום האחרון לתשלום האגרה, אחרת תחויב עמותה שלא דיווחה בסכום האגרה הגבוה.
